Orice companie care doreste sa construiasca relatii de durata atat in interior, cat si cu cei din exterior trebuie sa stie sa produca evenimente profesionale. Indiferent daca gazduiti o lansare de produse pentru 300 de persoane sau o pregatire pentru 15 dintre angajatii companiei este esential sa abordati fiecare eveniment cu intelegerea celor cinci elemente ale managementului evenimentelor – cercetare, proiectare, planificare, coordonare si evaluare. Odata ce un eveniment este impartit in aceste etape gestionabile, este mult mai usor sa-l conceptualizati si sa adunati impreuna numeroasele piese in miscare necesare pentru a-l aduce la viata.

Realizarea unor evenimente corporate va permite sa consolidati legaturile cu clientii si partenerii actuali si sa ii atrageti pe viitorii. Iata cateva sfaturi despre cum sa planificati un eveniment pe care participantii sa nu il uite prea curand.

Intelegeti scopul evenimentului

Dupa ce decideti ca doriti sa realizati un anume eveniment, primul pas este sa definiti ceea ce sperati sa realizati. Incepeti sa va intrebati de ce realizati evenimentul si ce asteptati de la el. Dupa ce v-ati identificat obiectivele si asteptarile, puteti sa determinati ce fel de eveniment va rasuna cu publicul dorit.

Stabiliti un buget realist

Trebuie sa stiti cati bani trebuie sa investiti pentru a determina ce fel de eveniment puteti produce. Ar trebui sa stiti din timp cat doriti sa cheltuiti si apoi sa planificati sa cheltuiti cu cel putin 10% mai mult. Dupa ce aveti un buget, sa stiti unde sa alocati majoritatea resurselor este esential. De exemplu, daca cheltuiti mai multi bani pentru decoratiuni fanteziste decat faceti cu un echipaj tehnic calificat sau boxe personalizabile, evenimentul poate ajunge unul lipsit de fond.

Cele mai citite articole

Stabiliti o cronologie a proiectului

Proiectarea evenimentului necesita sa urmariti o gama larga de sarcini. Acest lucru poate fi facilitat prin crearea unei liste de verificare detaliate. Exista instrumente noi, tehnologice care simplifica administrarea a zeci, daca nu chiar sute, de detalii minuscule. De exemplu, se recomanda crearea unei foi de calcul si utilizarea filei individuale pentru fiecare categorie de evenimente, cum ar fi locul, vorbitorii, programul, agenda si calatoriile. In acest fel, puteti enumera fiecare activitate sau sarcina, persoanele responsabile pentru fiecare parte a procesului si toate termenele relevante.

Hotarati care este publicul

O parte importanta a procesului de planificare este definirea publicului tinta. Este vorba de directori, manageri, clienti de lunga durata, parteneri de afaceri, membri ai comunitatii sau o combinatie a catorva dintre acestea sau alte grupuri? Dupa ce va puteti numi audienta, puteti satisface programul in functie de nevoile si interesele acestora. Nu uitati ca indiferent de cat de mica sau mare este lista de invitati, ceea ce oamenii isi vor aminti este modul in care au fost tratati.

Alegeti o tema si un format

Dupa ce ati stabilit obiectivele si ati definit publicul, este timpul sa alegeti o tema sau un subiect pentru eveniment si sa determinati cel mai bun format pentru a fi prezentat invitatilor. De exemplu, coordonarea unui eveniment cu un expert din industrie, precum un vorbitor invitat, va poate pozitiona compania ca un consilier de incredere in loc de un furnizor. Invatarea de la egal la egal cu panourile clientului, note cheie, mese rotunde si vorbitori de sesiune de despartire sunt alte optiuni populare, mai departe ofera SkyBar cel mai pun loc unde sa se intampla magia evenimentului.

Cele mai citite articole